这是最容易被跳过、也最容易出问题的一步。流程乱的环节上 AI，只会把混乱放大——机器会更快地做出更多错的東西。
STANDARDIZE FIRST
DELETE BEFORE AUTOMATE
THE AUDIT PAYS ITSELF
按真实情况画，不按制度文件画。跟岗看，别听汇报——实际情况通常和文件差很远。
每个环节标注：谁做、花多久、用什么资料、交给谁、出错会怎样。
逐个问：这个环节为什么存在？没人看的报表砍掉、重复的审批合并、多余的签字取消。
剩下真正有价值的环节里，找高频、有规则、出错可控的，那才是 AI 该上的地方。
| 问题 | 答不上来意味着 |
|---|---|
| 这个环节的标准做法是什么？ | 流程不统一，先统一再谈自动化 |
| 这个环节为什么存在？不做会怎样？ | 可能是历史遗留，应该砍掉而不是自动化 |
| 资料从哪来、存在哪、格式统一吗？ | 数据基础不具备，先做整理 |
| 做错了谁负责、怎么发现？ | 风险控制没设计好，先设计兜底机制 |
| 谁是这个环节的负责人？ | 没有责任人，上线后一定荒废 |
「流程清不清晰」不是感觉问题，可以对照判断。下面三级，越往上越适合上 AI。
| 等级 | 表现 | 能不能上 AI |
|---|---|---|
| 一级：靠人 | 怎么做全凭老员工经验，换个人做法就不一样；没有书面标准，资料散在个人电脑和微信里 | 不能。先做标准化，把做法从人脑里拿出来写成文档 |
| 二级：有标准 | 有书面流程和模板，大部分情况能按标准做；但边界情况还要找老师傅判断，资料格式不统一 | 可以试。选标准最清晰、出错影响最小的环节先跑 |
| 三级：可复制 | 新人按文档就能上手，资料集中管理且格式统一，做错了有明确的发现机制和兜底办法 | 适合上。这类环节往往一两周就能跑出稳定产出 |
大部分中小企业的主营环节在二级——这是最典型也最好推的状态。真正卡住的通常是那些「只有一个人会」的环节，那些属于一级，得先做标准化。
以为「有制度文件」等于流程清晰
制度文件是写给检查看的，真实做法是另一回事。判断标准只有一条：换个人来能不能做出一样的结果。做不到，就不算清晰。
以为「越复杂越需要 AI」
恰恰相反。环节越复杂、判断越依赖经验，越难自动化。真正适合先上的是简单、高频、规则明确的活——跑通一个简单的，团队才有信心碰复杂的。
我们进现场看真实的操作，而不是听部门负责人描述“应该怎么做”。
如果发现流程本身可以优化，我们会先给优化建议——哪怕这让我们少做一个项目。
明确告诉客户：这个环节现在不适合上 AI，先把流程理顺。这是负责的做法。